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长春理工大学会议室管理办法

发布日期:2017-03-07

   

  为规范我校会议室的管理及使用,切实营造良好的会议环境,确保我校各类会议的正常召开,现根据我校的实际情况,制定以下办法:

  1.会议室是专门用于召开会议、研讨工作的场所,未经允许,不得挪借他用。

  2.学校会议室由学校办公室综合科统一管理,综合科安排专人负责会议室日常的管理及维护工作。

  3.为了避免会议召开发生冲突,各部门如需使用会议室,需提前一天在OA系统上向学校办公室综合科提交会议室使用申请,批复后方可使用。若临时召开紧急会议,须及时与学校办公室综合科进行沟通协调。

  4.如会议室使用发生冲突时,应本着“学校会议优先于部门会议、部门会议按提交申请时间的先后顺序安排使用”的原则进行协调解决。

  5.会议承办部门应根据会议的具体要求提前做好各项准备工作,如会标、桌卡、桌椅物品的摆放、音响及多媒体设备的调试等;如需技术支持,应提前向学校办公室综合科提出申请,以确保会议顺利进行。

  6.会议承办部门的相关负责人员应在会议召开前到学校办公室综合科(321室)领取会议室钥匙,并在会议结束后及时送还,以便其他部门使用。

  7.在会议室使用过程中,须注意保持卫生清洁,不准随地吐痰,严禁在墙壁、桌椅上乱涂乱画,不得随意拖动桌椅。

  8.各会议室均为无烟会议室,禁止在会议室内吸烟及使用明火。

  9.会议参加人员不得携带危险性、污染性物品进入会议室,应爱护会议室内各种设备及用品,如有损坏,按价赔偿。

  10.会议承办部门的相关负责人员应在会议室使用结束后,清理并带走会议垃圾,桌椅归放原位并摆放整齐,灯、窗、门、空调、多媒体设备等关闭到位。

  11.为了深入贯彻落实中共中央关于改进工作作风、密切联系群众的“八项规定”,厉行勤俭节约,反对铺张浪费,结合我校实际情况,进一步规范学校各类会议室的管理,如无特殊情况,校内会议尽量不使用LED屏,不摆矿泉水、鲜花、绿植,不铺地毯;如有校外来访接待工作,需部门领导与学校办公室主任沟通后,确定接待方案。