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长春理工大学印信管理规定

发布日期:2017-03-07

第一章  总则

第一条  本规定所涉及的印章包括:“中共长春理工大学委员会”印章、“长春理工大学”印章(钢印、铜印),校党政领导、校学术委员会主任名章,中共长春理工大学委员会介绍信专用章、长春理工大学介绍信专用章、长春理工大学证件专用章,各基层党组织印章、各处级单位行政印章等。

介绍信包括“中共长春理工大学委员会”介绍信、“长春理工大学”介绍信、各基层党组织介绍信、各处级单位介绍信。

 

第二章  印章管理

第二条  印章使用范围

(一)党委印章使用范围

1.以学校党委名义印发的公文;

2.以学校党委名义上报的报表、材料等;

3.以学校党委名义呈送有关部门或领导人的函件等;

4.入党志愿书;

5.以学校党委名义颁发的各种奖励证书;

6. 共产党员出国出境保留(停止)党籍审批材料;

7.领导干部任免材料;

8.其他需要使用学校党委印章的事项。

(二)行政印章使用范围

1.以学校名义签订的各类合同、协议等;

2.以学校名义印发的文件;

3.以学校名义呈送有关部门或领导人的函件等;

4.以学校名义报送的各类报表、年检材料等;

5.以学校名义颁发的各种奖励证书;

6.学校颁发的毕业证、学位证、肄业证、各类专业证书、工作证、学生证、退休证等;

7.以学校名义出具的身份、工资、工作时间、学历、学位、成绩、获奖证明等;

8.学校颁发的双聘院士、名誉教授、客座教授、兼职教授等聘书;

9.各类科研项目申报、鉴定、验收,科技成果报奖,专利申请等材料;

10.各类出国、出境申报材料;

11.办理银行开户、海关免税等事宜;

12.教职工因私办理购房、房产、提取住房公积金等事宜;

13.其它需要使用学校行政印章的事项。

(三)校党政领导、学术委员会主任名章使用范围:

1.入党志愿书;

2.研究生、本科生学历、学位证书;

3.各类合同;

4.科技成果申报材料;

5.特聘教授证书;

6.聘任文件;

7. 各类上报材料等。

(四)中共长春理工大学委员会介绍信专用章、长春理工大学介绍信专用章只限于开具介绍信。

(五)长春理工大学证件专用章适用于学校颁发的工作证、退休证等。

(六)各基层党组织印章主要用于入党志愿书、基层党组织政审材料、党组织关系介绍信、党员证明信、流动党员活动证以及其它上报材料的基层审批意见等。

(七)各处级单位行政公章不具有法人资格,只在一定范围内使用。

第三条  印章使用程序

(一)印章使用实行严格的审批制度

1.党委用印

(1)以学校党委名义印发的公文,应严格履行《中共长春理工大学委员会公文处理办法》的有关规定,经主管校领导及校党委书记签发后印制、用印;

(2)以学校党委名义上报的报表、材料等,由相关职能部门持经部门领导、主管校领导签批的《用印审批单》,到党委办公室办理用印手续;

(3)以学校党委名义呈送有关部门或领导人的函件等,由相关职能部门持经部门领导、主管校领导签批的《用印审批单》,到党委办公室办理用印手续;

(4)入党志愿书须按照《中共长春理工大学委员会发展党员工作实施办法》的要求,经党委组织部审核合格后,由基层党组织到党委办公室办理用印手续;

(5)以学校党委名义颁发的各种奖励证书,由相关职能部门持经部门领导、主管校领导签批的《用印审批单》,到党委办公室办理用印手续;

(6)共产党员出国出境保留(停止)党籍审批材料须经基层党组织审核,校党委组织部备案后,由本人到党委办公室办理用印手续,其中人员涉密部分的审查,由校保密委员会办公室负责;

(7)领导干部任免材料经由党委组织部核准后,到党委办公室办理用印手续;

(8)按照规定确需加盖校党委印章的其他材料(如政审意见、个人证明材料等),先由被证明人所在部门主要负责人审定签字,并加盖基层党组织或本单位印章,再经党委办公室主任审核后方可用印,重要材料用印须经主管校领导审批。

以上各项凡需填写《用印审批单》的,审批单由党委办公室留存备查。

2.行政用印

(1)各类合同、协议等的用印:

以学校名义签订的各类合同、协议等,由相关职能部门持经部门领导、校长签批的《用印审批单》,到校长办公室办理用印手续。重大事项须经校长办公会审批后方可用印。

(2)文件、函件等的用印:

①以学校行政名义上报和下发的正式文件,必须严格履行《长春理工大学行政公文处理办法》的有关程序,经主管校领导签发后印制、用印;

②以学校名义呈送给有关部门或领导人的函件等材料,由相关职能部门持经部门领导、主管校领导签批的《用印审批单》,到校长办公室办理用印手续。

(3)证书、证件、证明等的用印:

①学生毕业证书、学位证书、肄业证书等用印,由业务主管部门专人持核实后的学生名单和经部门领导、校长签批的《用印审批单》,到校长办公室办理用印手续;

②以学校名义颁发的各种奖励证书,由业务主管部门持经部门领导、主管校领导签批的《用印审批单》,到校长办公室办理用印手续;

③学校颁发的双聘院士、名誉教授、客座教授、兼职教授等聘书,由人事处专人持相关聘任手续到校长办公室办理用印手续;

④学生证用印,由业务主管部门统一安排,学生所在学院加盖“注册章”后统一到校长办公室办理用印手续;

⑤在校学生的学历证明、成绩证明材料,须经主管业务部门核查并加盖印章后办理用印手续;已离校学生的学历证明或成绩证明材料,须经学校档案馆核查并加盖印章后办理用印手续;

⑥教职工办理工作证、退休证等由人事处核准后到校长办公室办理用印手续;

⑦以学校名义出具的教职工身份、工资、工作时间、学历、学位、获奖证明等材料,须经主管业务部门核查并加盖印章后,到校长办公室办理用印手续;

⑧办理银行开户、海关免税等相关事宜,须经业务主管部门审核、主管校领导签批后方可用印。

(4)出国、出境申报材料用印:

①教职员工办理因公出国(境)手续用印,须严格按学校因公出国(境)管理办法规定的程序,到国际交流与合作处办理完相关审批手续后,持国际交流与合作处领导核准的相关批件到校长办公室办理用印手续;

②教职员工和学生办理因私出国(境)手续用印,须严格按学校因私出国(境)管理办法规定的程序,到所在单位和相关部门办理完相关审批手续后,持所在单位和相关部门领导核准的相关批件到校长办公室办理用印手续。

(5)其它各类对外报送材料的用印:

①各行政业务部门上报的各类报表,由填报人核实数据、部门领导核准、主管校领导签批后方可用印;

②车辆、企业、设备、期刊等各类年检材料,由相关业务主管部门领导核准、主管校领导签批后方可用印;

③科研项目申报、鉴定、验收,科技成果报奖,专利申报等材料须严格按照学校科研管理的有关规定,经科技处审核、部门领导签批后方可用印。

(6)教职员工因私办理购房、房产、提取住房公积金等专项事务需要出具证明和用印,须经主管业务部门核查并加盖印章后方可用印。

(7)使用学校领导名章,须经本人或本人委托的其他校领导审核印件内容并签名批准,方可用印。

以上各项凡需填写《用印审批单》的,审批单由校长办公室文秘科留存备查。

(二)严禁在空白介绍信、空白证件、空白报表等上用印,特殊情况须经主管校领导或党委办公室、校长办公室主任批准。

(三)重要材料用印须留存正本或复印件;以学校名义签署的合同、协议等至少留存一份正本。

(四)用印材料落款必须与印章的名称一致,否则不予用印。

第四条  印章的保管和刻制

(一)校党委印章由党委办公室负责保管和使用;校行政印章由校长办公室负责保管和使用;各基层党组织印章和各处级单位印章由各单位指定专人负责保管和使用,制定和完善管理规定,严格按规定要求用印。

(二)印章不得带出办公室,确因工作需要必须带出,须经党委办公室主任或校长办公室主任批准(带出校外的须经主管校领导批准),并由印章管理人员随同监印。

(三)印章的启用和废止,由党委办公室或校长办公室按照上级或学校关于机构调整的文件执行,并留存印模。

(四)各类印章的刻制,应开具学校党委或行政介绍信,到指定地点统一刻制,不得私刻印章。

(五)印章管理人员更换时,须办理交接手续,详细记载交接日期,明确相关责任。机构变动(如撤销、合并等)时,党委办公室或校长办公室将及时收回原印章,交由学校档案馆存档。

 

第三章  介绍信管理

第五条  学校党委和行政介绍信主要用于对外联系工作,包括出差、开会、参观、考察、学习、联系办理档案查询、刻制印鉴、年检、票务、提货、接送客人等各项事宜。

第六条 学校党委介绍信由党委办公室负责保管和使用,行政介绍信由校长办公室负责保管和使用,各基层党组织介绍信和各单位行政介绍信由各单位指定专人保管和使用。介绍信管理人员要对开出的介绍信负责。

第七条  开具学校党委介绍信须先持基层党组织介绍信到党委办公室换领,开具行政介绍信须先持单位介绍信到校长办公室换领;开具基层党组织介绍信须经基层党组织负责人批准,开具各单位行政介绍信须经单位领导批准。

第八条  领取新介绍信和上缴使用完毕的介绍信存根均须到党委办公室或校长办公室履行登记手续。工作人员在接收使用完毕的介绍信存根时需仔细查看介绍信有无缺页和漏填项,如存在以上问题,使用单位要查明原因并作出说明。

第九条  介绍信内容要明确具体,联系单位、姓名、事由、时间等项不能有空白。严禁开具空白介绍信。

第十条  介绍信开出后未使用,应交回管理人员,粘贴在存根上。

第十一条  介绍信持有人将介绍信丢失,应及时报告。涉及重要事项还应通知前往办事的单位,防止冒名顶替。

 

第四章  附则

第十二条  印信要妥善保管和使用。误用、丢失印信者,视情节追究印信保管人相应责任。未按本办法规定的程序使用印信,造成不良后果的,审批人承担连带责任。

第十三条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第十四条  本办法自颁布之日起执行。