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长春理工大学公文处理办法

发布日期:2017-03-07

第一章  总  则

第一条  为了推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012),结合学校实际,制定本办法。

第二条  公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  党委办公室、校长办公室(以下简称“两办”)是学校公文处理工作的管理机构,管理学校公文并指导其他基层单位的公文处理工作。

第六条  学校各基层单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设。

 

第二章  公文种类

第七条  学校公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下属部门不适当的决定事项。

(三)公告。适用于向校内外宣布重要事项。

(四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(六)通知。适用于发布、传达要求下属部门执行或者周知的事项,转发公文。

(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(八)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(九)请示。适用于向上级机关请求批示、批准。

(十)函。适用于与学校不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

 

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”。

(四)发文机关标志。学校党委公文标志为“中共长春理工大学委员会文件”,行政公文标志为“长春理工大学文件”,其他公文标志由发文机关全称加“文件”二字组成。联合行文时,使用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。学校根据工作实际设立发文字号。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。正文是公文的主体,用来表述公文的具体内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。学校党委公文署名为“中共长春理工大学委员会”,行政公文署名为“长春理工大学”,其他公文署名为相应的发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者签发人签发的日期。联合行文时,署最后签发人签发的日期。

(十三)印章。公文应当在发文机关署名处加盖印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关;应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。学校公文的印发机关是党委办公室和校长办公室,印发日期为送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第九条  公文格式按照《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)国家标准执行。

第十条  公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十一条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

 

第四章  行文规则

第十二条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十四条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(二)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(三)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以学校名义向上级机关负责人报送公文,不得以学校负责人名义向上级机关报送公文。

(四)业务上受双重领导的部门向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

第十五条  向下属部门行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应该同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文。

 

第五章  公文拟制

第十六条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条  公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文部门意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述清楚,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(七)部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十八条  公文文稿应由起草部门负责人进行初核并签署意见后报两办文秘人员审核,文秘人员审核后送交两办负责人复核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文部门意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

    第十九条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作实质性修改的,由起草部门修改后重新报送。

第二十条  公文应当经学校负责人审批签发。重要公文还须由学校主要负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署部门的主管负责人会签。公文一经签发,未经签发人批准不得更改。

 

第六章  公文办理

第二十一条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条  收文办理主要程序是:

(一)签收。文秘人员对收到的公文逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。文秘人员对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。

(三)初审。文秘人员对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由学校办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。经初审符合规定的公文,两办负责人应当提出拟办意见。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当提出办理时限。文秘人员根据拟办意见报学校负责人批示或者转有关部门办理。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。文秘人员根据领导批示和工作需要将公文及时送达传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。阅批公文时,阅批人应当明确签署意见、姓名和完整阅批日期。

(六)催办。文秘人员应当及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(七)答复。公文的处理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十三条  发文办理主要程序是:

(一)复核。已经签发的公文,文秘人员在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报签发人复审。

(二)登记。文秘人员对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围、印制份数并详细记载。

(三)印制。两办承担学校公文印制工作。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查,确认无误后按照规定用印并分发。

第二十四条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者机要收发人员进行传递,通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十五条  学校公文的整理归档应遵循以下规则:

(一)需要归档的公文及有关材料,文秘人员应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档并及时向学校档案馆移交。个人不得保存应当归档的公文。

(二)公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整、正确反映学校的主要工作情况,便于保管、查找和利用。

 

第七章  公文管理

第二十六条  学校公文由两办专职文秘人员统一管理。学校按照有关保密规定配备必要的保密设施设备。

第二十七条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应该按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的部门或者其上级机关决定。 

第二十八条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应该履行解密程序。

第二十九条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合保密规定并经有关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制部门戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十条  学校发布公文的撤销和废止,由学校、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。