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长春理工大学办公自动化系统管理办法

发布日期:2017-03-07

第一章  总 则

第一条  长春理工大学办公自动化系统(以下简称OA系统)是学校的信息化综合办公平台,是数字化校园的重要组成部分,是学校推行无纸化办公、提升信息化管理水平的重要载体。

第二条  学校按照“统筹规划、分步实施、便捷高效、保障安全”的原则建设OA系统。

第三条  为保障我校OA系统的顺利推广和规范管理,依照国家及上级主管部门的有关规定,制定本办法。

第四条  本办法适用于学校非涉密公文及事务的办理。

 

第二章  系统构成和功能

第五条  OA系统由通知公告、个人办公、公文处理、发文传阅、校长办公会、党委常委会、会议管理、公共事务八个子系统构成。

第六条  OA系统涵盖信息发布,校内公文起草、审核、签发,收文传阅,校内请示,会议日程和会议室管理,公务接待管理,校长办公会、党委常委会议题申请、审批和决议督办,印章管理,信访管理等功能。

学校将根据数字化校园建设的规划,逐步丰富和完善OA系统功能。

 

第三章  组织机构与工作职责

第七条  学校办公室是OA系统的管理部门,负责制定OA系统发展规划和有关规章制度,做好OA系统的日常运行维护及管理工作。信息化中心是OA系统的技术支持和项目实施部门,负责OA系统的网络安全和技术支持工作。各部门、各学院是OA系统的使用单位,在学校办公室、信息化中心的指导和支持下,做好OA系统的使用工作。

第八条  学校办公室和信息化中心各设OA系统管理员1名,学校办公室负责系统日常运行管理,信息化中心负责技术维护。系统功能完善及使用人员培训工作由学校办公室和信息化中心共同完成。

各使用单位指定1名处级领导干部作为OA系统负责人,负责本单位OA系统的应用推广工作,同时指定1名OA系统部门秘书,负责本单位OA系统具体事务的处理和使用人员的培训工作。各单位OA系统部门秘书应及时登录OA系统,及时、准确处理各类公文和信息,确保各项工作顺利开展。

 

第四章  信息管理

第九条  学校OA系统中的信息主要分为事务文书信息和公文信息。

第十条  事务文书信息由有权限的单位用户发布,可供所有或特定用户浏览。发布者对所发布信息的准确性、合理性和规范性负责。各单位在OA系统中发布事务文书信息,须经本单位负责人审核同意。单位负责人须对本单位在系统中发布的通知、简报等文书内容严格把关,并对其真实性和严肃性负责。

第十一条  OA系统中各种公文的处理应严格执行国家、省市和学校有关规定。除涉密公文外,学校原则上不再使用和接受各单位制作的纸质公文,学校电子公文与纸质公文具有同等效力。

第十二条  OA系统是全校网络办公系统,应维护其严肃性,不得在系统中发布与办公无关的信息。私人书信来往或信息交换不得在OA系统中发送。

 

第五章  用户管理

第十三条  学校OA系统用户分为普通用户和管理员用户。普通用户分为领导(校领导、部门领导)、秘书(学校秘书、部门秘书)、一般用户三个类别,每个用户拥有唯一的用户名和不同的权限。用户信息由学校统一管理和维护,并与学校数据中心同步更新。

第十四条  OA系统普通用户享有使用自己权限范围内的系统功能模块,同时有责任及时阅知系统文件信息,阅办系统办理流程中的待办文件。

第十五条  OA系统部门秘书是拥有网上处理单位事务权限的用户。部门秘书应正确使用系统分配的权限,协助部门领导及时、准确地处理系统文件信息,并负责本部门领导和员工OA系统使用培训工作,同时积极协助学校在本部门开展OA系统的应用推广工作。

第十六条  OA系统各流程具有短信提醒功能,系统用户应根据实际情况,合理使用短信提醒功能,不得使用该系统发送与OA系统无关的短信。

 

第六章  安全管理

第十七条  OA系统所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网络管理的有关规定。

第十八条  学校对OA系统的安全实行单位领导责任制。各单位主要负责人对本单位OA系统信息的安全保密工作负责。

第十九条  OA系统所有用户不得利用系统从事危害国家、集体和他人合法利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十条  OA系统所有用户应按规定权限阅读和使用系统提供的信息,不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,以防他人非法获取口令进入系统,非法获取信息、滥发信息、恶意增删资料或干扰公文运转。因口令丢失或被盗用而引起的后果,由用户本人承担。

第二十一条  OA系统所有用户均对系统信息负有保密责任,所有用户均不得在OA系统流转涉及国家、学校工作秘密的文件和发布不宜公开的信息。

第七章  责任追究

第二十二条  为保障学校OA系统的正常运行和信息安全,所有用户应严格遵守有关法律法规和本办法的规定,违反者将承担相应责任。

第二十三条  对于不按工作流程和系统流程操作,不及时处理系统中的相关业务,影响信息的接收、处理、传送,导致系统不能正常运转或工作损失者,学校将予以通报批评;造成不良影响或经济损失者,学校将给予相应处分,并有权要求其承担经济赔偿责任。

第二十四条  违反国家有关法律、法规的规定,给国家、集体或他人合法权益造成损失的,应当依法承担法律责任。

 

第八章  附则

第二十五条  本办法由学校办公室负责解释。

  第二十六条  本办法自发布之日起施行。